יחסי ציבור | יעוץ תקשורתי

כל חברה פרטית או ציבורית זקוקה למשרד יחסי ציבור מקצועי
כיצד לבחור את המשרד הטוב והמתאים ביותר עבור החברה שלך?
בישראל קיימים משרדים רבים העוסקים ביחסי ציבור ובתקשורת. רובם נותנים שירות אחיד ולא ממוקד הכולל קשר עם המדיה הכתובה והאלקטרונית, הודעות לציבור ודרכי פעולה למצבים שונים.
יחסי ציבור אמורים להתאים למדיניות החברה ולאוירה הכללית ולא יכולים להיות סטנדרטיים בכל מקרה ומקרה.
לקוחות אשר פונים למשרד יחסי ציבור אינם מכירים את הקריטריונים הנכונים ואינם יודעים כיצד לבחור את החברה שתתאים ביותר לצרכיהם.
בשלב ראשון יש לוודא מה דרישות החברה אותה אתה מיצג, מה המסר שמנסים להעביר לציבור, מה השירותים שהחברה נותנת, מה המוצרים שמוכרת, מי המתחרים, מה יתרונות וחסרונות של החברה מול המתחרים ועוד. כדאי להיות אמיתי ולמנות גם את החסרונות של החברה מול המתחרים. דבר זה יאפשר מיקוד רב יותר של הצרכים ושיפור היעילות של יחסי הציבור.
בטרם הפגישה כדאי לבקש המלצות מחברים, מכרים שהשתמשו כבר בחברת יחסי ציבור כלשהי, לפנות למשרד שמיצג חברות גדולות ואמינות וכדומה. בזכות האינטרנט ניתן בקלות לאפיין כל חברה וחברה של יחסי ציבור, לראות מה היתרונות והחסרונות שלה, היכן היא ממוקדת, מי הלקוחות שלה כיום ובעבר וכל מידע נוסף. כדאי להכין חומר רקע מקיף, תמציתי ועיניני על החברה שצריכה יצוג, על המוצרים, העובדים, קהל היעד, היסטוריה וכדומה. לרבות נתונים הקשורים לפרסום שלילי או חיובי, המלצות מעמיתים, תיק פרסומים וחשיפות שונות.
לאחר מכן יש להפגש ולבחון מספר חברות יחסי ציבור. בפגישה עצמה עם משרד יחסי הציבור יש לוודא שקיים קשר פורה וחיובי בין החברה שלך לחברת היחץ, יש אמון והסכמה לגבי הדרך המתאימה, גם אם אין הסכמה מוחלטת לגבי יעלות צפויה של דרך מסוימת, ולסכם את לוחות הזמנים, צפי לשינויים אלו ואחרים, פעולות עתידות וכלי המדידה השונים. כדאי לסכם הכל מראש ולא להשאיר נקודות פתוחות הנתונות לפרשנות מאוחרת.

יחסי ציבור הם התחום של הפיכת רעיון, מושג או מוצר כלשהו למוכר וידוע בקרב קהל היעד. חשיבות יחסי הציבור הינה עצומה ויכולה להוות את ההבדל הקיצוני בין הצלחת מוצר כלשהו לבין כשלון מוחלט שלו, ללא חשיבות לגבי איכות המוצר עצמו. מוצר שאינו מקודם נכון מבחינת יחסי ציבור עשוי להגיע לרמת מכירות מסוימת ולא יותר. גם השקעה רבה בפרסום 'קשה' טלויזיה, רדיו, עיתונים ואינטרנט, עשויה לשפר את נראות המוצר עד טווח מסוים. יחסי ציבור נכונים הנעשים על ידי חברת יחץ נכונה ומנוסה יכולים ליעל מאוד את קידום המוצר ולחסוך כסף רב שהופנה לפרסום.
יחסי ציבור טובים חשובים בכל תוכנית עסקית מכל סוג, מאפשרים קידום מכירות מדרגה ראשונה ולא ניתן להתעלם מהצורך החיוני בהם. חברת יחסי הציבור משתמש בשבילים הצרים והעקיפים אל דעת הקהל, בניגוד לפרסום אשר מתקיף באופן אגרסיבי עם המסר הברור שלו. השימוש האפיקים יחודיים וממןקדים בנוסף לפרסום הרגיל מאפשר אמינות רבה בקרב הציבור גם אם פונה בכל פעם לקבוצה קטנה יותר.
חברת יחסי ציבור טובה בודקת קודם את קהל היעד, את הצרכים שלו, את היתרונות והחסרונות של המוצר או החברה המשווקים בהתאם למחקר שוק מתאים ומדויק. חברת יחסי ציבור טובה היא MUST בכל חברה מסחרית אשר עלולה להיות מושפעת מהציבור או מהקהל הרחב.
מכיוון שקיימים משרדים רבים מאוד של יחסי ציבור, כדאי לפנות אל המשרד שתומך בתחום בו עוסקת החברה שצריכה שירותי יחץ, ולא לפנות למשרד שאינו מתמחה בתחום מסוים ומוגדר. יחסי ציבור הקשורים לתחום המסחר, שיווק מוצרים, תמיכה במסעות פרסום והעלאת מודעות למוצר מסוים, נוקטים בשיטות פעולה שונות מאוד לעומת משרד יחסי ציבור האמור לייצג גופים שונים אשר אינם עוסקים בקמעונות אלא נותנים שירות כלשהו בתשלום שאינו קשור למיתוג מוצר צריכה.
כיום בעידו באינטרנט קיים כוח פרסומי ושיווקי רב מאוד ברשת, ויש לדעת לנצל אותו היטב ולהשתמש בו. משרד ותיק מאוד שאינו כולל מחלקה יחודית העוסקת בשיווק באינטרנט מוותר על כלי שיווקי ופרסומי ממדרגה ראשונה ועשוי לתת תוצאות חלקיות
גם אם נראה שהמוצר או השירות אותם מנסים לקדם מבחינת יחסי הציבור אינו קשור לאינטרנט, העובדה המהותית היא שהדבר אינו כך. רוב המידע הזמין והממוקד שמגיע לציבור מקורו באינטרנט, וחובה לפעול בזירה זו במהירות ובעוצמה. האינטרנט מכיל הכל- בלוגים, תגובות של לקוחות ממורמרים, פסקי דין ומידע עצום בכמותו. הופעת החברה בתוצאות שליליות רבות הינה קריטית מבחינת יחסי הציבור ועלולה לפגוע בה. הדבר משול לכתובת קיר ענקית שתהיה רשומה על בנין החברה ותדבר בגנותה. רק שבאינטרנט קשה יותר להסיר כתם שדבק, ולשם כך יש צורך חשוב בקידום אתרים ומושגים במנועי חיפוש ובהבנת התחום.

חברות רבות לא הטמיעו עדיין את החשיבות של יחסי ציבור מכווני מטרה, והם פועלים ללא קו מנחה בתחום זה. לעיתים הם סבורים שפרסום מוצרים או פרסום החברה עשוי להוות פתרון יעיל ליחסי ציבור, אולם הפרסום יעיל במיוחד במצב עבודה בשגרה, ואין לא כמעט השפעה ברגעי משבר של החברה מול הציבור.
לקהל הצרכני יש סבלנות מעטה ופירגון מינימלי כלפי חברות מסחריות וגופים שונים, לרבות חברות עשירות. במקרי משבר הקהל יבחן בשבע עיניים את התנהגות החברה ויעניש אותה לאחר מכן אם לא התנהגה בצורה מוסרית, אמינה או נכונה לדעתו.
כל חברה המוכרת מוצר או נותנת שירות צריכה לחשוש מהגרוע מכל: נזק משמעותי שנגרם לקהל הרחב עקב שימוש במוצריה או בשרותיה. הנזק יכול להיות עקב מוצר פגום, שימוש בחומרי אספקה לא נכונים או לא איכותיים, פגיעה מכוונת מצד עובד או קבוצה בחברה, לעיתים אף על ידי בכירי החברה או כל סיבה אחרת שגורמת לפגיעה בתפקוד התקין.
מה הפעולה הנכונה במקרה מעין זה? מי מקבל את ההחלטה לגבי ניהול המצב ושיפור הקשר עם הציבור? מקובל שבכירי החברה אשר קובעים את המדיניות אמורים להחליט כיצד להתמודד עם המצב, אולם האם ערוכים לטפל בכך? ההשלכות של תגובה מהירה ונכונה משמעותיות ויש להן השפעה משמעותית על עתיד החברה והמשך פעילותה.
לדוגמא, מקרה מעילה חמור ברשת קמעונאית אשר גרם להפסדים משמעותיים. האם עדיף להכחיש את המקרה בכל תוקף, להקטין את משמעותו או להודות בבעיה, להסביר ולהראות כיצד עומדים לפתור אותה? לכל אפשרות יש יתרונות וחסרונות, השונים מאוד לטווח הקצר ולטווח הארוך. ההחלטה על הפעולה הנכונה יכולה להיות גורלית, ולכן צריכה להיות מופקדת בידי גוף מקצועי המומחה ביחסי ציבור ובניהול הקשר מול הציבור והקהל המיועד. פנייה לחברת יחסי ציבור המומחית בניהול משברים עשויה להשיב את מעמד החברה, גם אם זה כרוך בהפסדים ונזק לטווח הקצר.